Codice Etico

1. PREMESSE

La nostra società sviluppa la propria attività interna ed esterna nel rispetto dei principi contenuti nel presente Codice, che rappresenta uno dei protocolli fondamentali per la costruzione di un Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo (di seguito anche ‘Modello’) adeguato ed idoneo a prevenire i reati indicati dallo stesso Decreto., nel convincimento che l’etica nella conduzione del Business sia anche condizione essenziale del successo dell’Azienda.

La finalità del presente Codice è di garantire il più elevato standard di eticità possibile nello svolgimento dell’attività sociale. In tale visione, NextiraOne Italia ha deciso di aderire e incoraggiare l’adesione da parte di tutte le società ad essa in qualsivoglia modo collegate – al “Global Compact” promosso dall’Organizzazione per le Nazioni Unite, in materia di diritti umani, ambiente e lavoro.

Il presente codice etico è parte integrante del Modello adottato dalla Società e contiene, tra l’altro, i principi generali e le norme comportamentali cui la Società riconosce valore etico positivo e a cui tutti i Destinatari del Codice devono uniformarsi

2. I DESTINATARI DEL CODICE ETICO

Il presente Codice deve essere tassativamente ottemperato da:

- i componenti degli Organi Sociali (di seguito anche, ’Amministratori’ e ’Sindaci’);

- i dirigenti, i dipendenti (di seguito, anche indicati quali ’Personale’), senza alcuna eccezione;

- tutti i soggetti che, pure esterni alla Società, operino, stabilmente o temporaneamente, direttamente o indirettamente per la stessa (ad es., agenti, collaboratori, consulenti, fornitori, partner commerciali, di seguito, indicati quali ‘Altri Destinatari’).

Tutti i soggetti indicati nel paragrafo saranno complessivamente definiti, nel proseguo, ‘Destinatari’ o, singolarmente, ‘Destinatario’.

Tutti i Destinatari saranno tenuti ad osservare e, per quanto di propria competenza, a far osservare, i principi del Codice Etico.

In particolare, il rispetto delle norme del Codice è da considerarsi parte essenziale delle obbligazioni contrattuali dei Dipendenti della Società, ai sensi e per gli effetti degli articoli 2104 e seguenti del Codice Civile.

L’eventuale violazione dei principi e delle norme di comportamento di cui al presente Codice Etico pregiudica il rapporto di fiducia con la Società che potrà promuovere le più opportune azioni disciplinari e la richiesta di risarcimento del danno, fermo restando, per i lavoratori dipendenti, il rispetto delle procedure di cui all’art. 7 della legge 20 maggio 1970 n. 300 (cd. Statuto dei Lavoratori), dei contratti collettivi di lavoro applicabili e degli eventuali regolamenti aziendali adottati dalla Società.

3. OBIETTIVI E VALORI

• L’obiettivo primario di NextiraOne Italia, così come delle altre società del gruppo, è la creazione di valore per l’azionista, nel rispetto dei principi stabiliti dal presente Codice. A tale scopo sono orientate le strategie industriali e finanziarie e le conseguenti condotte operative, ispirate all’efficienza nell’impiego delle risorse.
• NextiraOne Italia,
  • Quale componente attiva e responsabile della comunità in cui opera, è impegnata a rispettare e far rispettare al proprio interno le leggi vigenti negli Stati in cui svolge la propria attività e i principi etici di comune accettazione secondo gli standard internazionali, nella conduzione degli affari: trasparenza, correttezza e lealtà. Pertanto, tutte le trattative e le procedure di affidamento dei contratti vanno improntate alla massima correttezza. Nessuna logica commerciale o di mercato può giustificare l’informazione non veritiera quale strumento per il perseguimento dell’interesse personale o della Società
  • Rifugge e stigmatizza il ricorso a comportamenti illegittimi o comunque scorretti (verso la comunità, le pubbliche autorità, i clienti, i lavoratori, gli azionisti, i fornitori e i concorrenti) per raggiungere i propri obiettivi economici, che sono perseguiti esclusivamente con l’eccellenza della performance in termini di qualità e convenienza dei prodotti e dei servizi, fondata sull’esperienza, sull’attenzione al cliente e sull’innovazione. In particolare, la Società non approva né giustifica alcuna azione di violenza o minaccia finalizzata all’ottenimento di comportamenti contrari alla normativa vigente e/o al Codice Etico;
  • Adotta strumenti organizzativi atti a prevenire la violazione di disposizioni di legge e dei principi di trasparenza, correttezza e lealtà da parte dei propri dipendenti e collaboratori e vigila sulla loro osservanza e concreta implementazione. In particolare, la Società è consapevole dell’importanza della trasparenza, accuratezza e completezza delle informazioni contabili e si adopera per disporre di un sistema amministrativo-contabile affidabile nel rappresentare correttamente i fatti di gestione e nel fornire gli strumenti per identificare, prevenire e gestire, nei limiti del possibile, rischi di natura finanziaria e operativa, nonché frodi a danno della Società. Nel rispetto del principio di trasparenza, ogni operazione e transazione deve essere correttamente registrata, autorizzata, verificabile, legittima, coerente e congrua. Ogni Destinatario deve operare in modo da prevenire qualsiasi forma di illecito contabile, segnalando immediatamente eventuali anomalie all’Organismo di Vigilanza;;
  • Assicura al mercato e alla comunità in genere, pur nella salvaguardia dei principi di concorrenzialità, una piena trasparenza sulle proprie azioni, operando con trasparenza, correttezza e onestà nell’ambito delle relazioni con i fornitori, i clienti e ogni terzo;
  • Si impegna a promuovere una competizione leale, che considera funzionale al suo stesso interesse così come a quello di tutti gli operatori del mercato e dei clienti in genere. I Destinatari, quindi, devono avere consapevolezza del significato etico delle proprie azioni e non devono perseguire l’utile personale o aziendale in violazione delle leggi vigenti o in violazione del presente codice ;;
  • Persegue l’eccellenza e la competitività nel mercato, offrendo ai propri clienti prodotti e servizi di qualità, che rispondano in maniera efficiente alle loro esigenze A tal fine, in ogni attività lavorativa deve essere perseguita l’economicità della gestione e dell’impiego delle risorse aziendali, nel rispetto degli standard qualitativi più avanzati.;
  • E’ consapevole della strategicità dei servizi erogati per il benessere e la crescita del business dei propri clienti Pertanto, la Società adotta tutte le iniziative necessarie affinché i Destinatari orientino la propria condotta, nei limiti delle rispettive competenze e responsabilità, al perseguimento della mission aziendale volta a fornire un servizio di alto valore sociale e di utilità;
  • Tutela e valorizza le risorse umane di cui si avvale. La Società riconosce il valore delle risorse umane quale fattore fondamentale ed irrinunciabile per lo sviluppo aziendale e per la crescita della stessa Società. La Società ribadisce il proprio impegno a rispettare la normativa in materia di lavoro minorile, nonché a combattere qualunque tipo di discriminazione sul luogo di lavoro a causa del sesso, della nazionalità, della religione, delle opinioni politiche, sindacali e personali, delle condizioni economiche;
  • La Società si impegna a non favorire forme di clientelismo e nepotismo. Pertanto, la valutazione del personale ai fini dell’assunzione è gestita in base alla verifica della corrispondenza dei profili dei candidati rispetto alle esigenze espresse dalla Società. Le informazioni richieste ai candidati sono collegate unicamente alla verifica della rispondenza del profilo ricercato rispetto alla candidatura avanzata. Il riconoscimento di aumenti salariali o di altri strumenti d’incentivazione e l’accesso a ruoli ed incarichi superiori sono legati, oltre che alle norme stabilite dalla legge e dal contratto collettivo di lavoro, ai meriti individuali dei dipendenti, tra i quali la capacità di esprimere comportamenti e competenze organizzative improntati ai principi etici di riferimento della Società, indicati dal presente Codice;

o Impiega responsabilmente le risorse, avendo quale traguardo uno sviluppo sostenibile, nel rispetto dell’ambiente e dei diritti delle generazioni future. La Società si impegna a salvaguardare e custodire le risorse ed i beni aziendali, nonché a gestire il proprio patrimonio ed i propri capitali adottando tutte le cautele necessarie a garantire il pieno rispetto delle leggi e dei regolamenti vigenti. Il Personale nei limiti delle proprie funzioni/mansioni, è responsabile della sicurezza dei sistemi informatici utilizzati ed è tenuto al rispetto delle normative vigenti e alle condizioni dei contratti di licenza, nonché delle procedure aziendali in vigore e delle specifiche disposizioni e regolamentazioni aziendali vigenti.

4. SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO

· L’efficienza e l’efficacia del sistema di controllo interno sono condizione per lo svolgimento dell’attività d’impresa in coerenza con le regole e i principi del presente Codice. Tutti i destinatari del Codice sono pertanto chiamati a concorrere ad assicurarne il miglior funzionamento.

· Nell’ambito del sistema di controllo interno particolare rilievo rivestono la corretta definizione di compiti e responsabilità, con una coerente impostazione delle deleghe operative, e l’affidabilità dei dati contabili e gestionali.

· La raccolta, registrazione, elaborazione, presentazione e diffusione dei dati contabili e gestionali, secondo le modalità e nei termini previsti dalla normativa applicabile e in linea con le procedure aziendali, rappresenta un obiettivo prioritario per NextiraOne Italia. Il perseguimento di tale obiettivo – per cui è necessaria la collaborazione di tutti i Destinatari – è primaria responsabilità del Managing Director, del Chief Financial Officer, nonché dei preposti alla tenuta della contabilità e al controllo di gestione di NextiraOne Italia.

5. RAPPORTI CON L’ESTERNO

5.1. Azionisti

NextiraOne Italia si impegna a garantire che i vantaggi derivanti dall’appartenenza a un gruppo di imprese vengono perseguiti nel rispetto delle normative applicabili e dell’interesse autonomo di ciascuna società del gruppo alla redditività della propria attività e alla creazione di valore per i propri azionisti.

5.2. Clienti

NextiraOne Italia fonda l’eccellenza dei prodotti e dei servizi offerti sull’attenzione alla clientela e sulla disponibilità a soddisfarne le richieste. L’obiettivo perseguito è quello di garantire una risposta immediata, qualificata e competente alle esigenze della clientela, improntando i propri comportamenti a correttezza, cortesia e collaborazione.

5.3. Pubblica Amministrazione

La Società persegue l’obiettivo della massima integrità e correttezza nei rapporti, anche contrattuali, con le istituzioni pubbliche e, in generale, con la Pubblica Amministrazione. A tal fine, nella gestione dei rapporti con la Pubblica Amministrazione, anche con riferimento alle attività relative alla partecipazione a gare pubbliche, alla richiesta e/o gestione di erogazioni pubbliche, nonché, alla richiesta di autorizzazioni e/o licenze:

- i rapporti con interlocutori istituzionali sono mantenuti esclusivamente tramite i soggetti a ciò deputati;

- nessun Destinatario del presente Codice deve fare regali, promettere o versare somme, promettere o concedere beni in natura o altri benefici a pubblici funzionari a titolo personale con la finalità di promuovere o favorire interessi della Società, anche a seguito di illecite pressioni;

- nessun Destinatario può ricevere somme, omaggi o trattamenti di favore, come pure non possono accettare forme di ospitalità o inviti ad eventi o viaggi se non nei limiti delle normali relazioni di cortesia e purché di modico valore.

5.4. Comunità

- NextiraOne intende contribuire al benessere economico e alla crescita delle comunità nelle quali si trova ad operare attraverso l’erogazione di servizi efficienti e tecnologicamente avanzati;

- Compatibilmente con la propria natura di soggetto privato e le connesse esigenze di una gestione economicamente efficiente, nelle scelte effettuate NextiraOne Italia tiene in considerazione la rilevanza sociale dei servizi di telecomunicazione, rispondendo ai bisogni della comunità in tutte le sue componenti;

- Nella consapevolezza della rilevanza del servizio erogato e delle conseguenti responsabilità verso la collettività, NextiraOne Italia mantiene con le Pubbliche Autorità locali, nazionali e sopranazionali relazioni ispirate alla piena e fattiva collaborazione e alla trasparenza, nel rispetto delle reciproche autonomie, degli obiettivi economici e dei valori contenuti in questo Codice;

- NextiraOne Italia considera con favore e, se del caso, fornisce sostegno a iniziative sociali, culturali e educative orientate alla promozione della persona e al miglioramento delle sue condizioni di vita;

- NextiraOne Italia non eroga contributi, vantaggi o altre utilità ai partiti politici e alle organizzazioni sindacali dei lavoratori, né a loro rappresentanti o candidati, fermo restando il rispetto della normativa applicabile;

- NextiraOne crede in una crescita globale sostenibile nell’interesse degli azionisti, attuali e futuri. Le sue scelte di investimento e di business sono pertanto improntate al rispetto dell’ambiente e della salute pubblica;

- NextiraOne Italia tiene conto delle problematiche ambientali nella definizione delle proprie scelte, proponendosi di adottare – anche al di là di quanto previsto dalla specifica normativa applicabile, sempre che risulti operativamente ed economicamente sostenibile – tecnologie e metodi di produzione eco-compatibili, con l’obiettivo di ridurre l’impatto ambientale delle proprie attività;

5.5. Risorse Umane

- NextiraOne Italia riconosce la centralità delle risorse umane nella convinzione che il principale fattore di successo di ogni impresa sia costituito dal contributo professionale delle persone che vi operano, in un quadro di lealtà e fiducia reciproca.

- NextiraOne Italia tutela la sicurezza e la salute nei luoghi di lavoro e ritiene fondamentale, nell’espletamento dell’attività economica, il rispetto dei diritti dei lavoratori. La gestione dei rapporti di lavoro è orientata e garantire pari opportunità e a favorire la crescita professionale di ciascuno.

5.6. Mercato

- NextiraOne Italia è consapevole dell’importanza che una informazione corretta sulle proprie attività riveste per il mercato, gli azionisti e la comunità in genere.

- Ferme restando le esigenze di riservatezza richieste dalla conduzione del business, NextiraOne assume pertanto la trasparenza come proprio obiettivo nei rapporti con gli azionisti e, in particolare, comunica con il mercato e gli azionisti nel rispetto dei criterio di correttezza, chiarezza e parità di accesso all’informazione.

- La materia della comunicazione all’esterno delle informazioni è disciplinata – in linea con la normativa applicabile – da apposite procedure interne.

6. OPERAZIONI CON PARTI CORRELATE

L’attività svolta da NextiraOne Italia è informata a principi di correttezza e di trasparenza. A tal fine, le operazioni con parti correlate, ivi comprese le operazioni infragruppo, rispettano criteri di correttezza sostanziale e procedurale, secondo principi di comportamento per la loro effettuazione, adeguatamente portati a conoscenza del mercato.

7. CONDOTTE DEI DESTINATARI DEL CODICE

La condotta dei Destinatari nello svolgimento della propria attività e nei rapporti che ne derivano è informata al rispetto delle disposizioni dell’ordinamento giuridico, del presente Codice nonché delle procedure aziendali.

In particolare, gli organi sociali devono:

· garantire un comportamento ispirato ad autonomia, indipendenza, e correttezza sia nei rapporti con le istituzioni pubbliche sia con i soggetti privati (inclusi i creditori sociali, le associazioni economiche e gli operatori nazionali ed internazionali);

· tenere un comportamento ispirato ad integrità, lealtà e senso di responsabilità nei confronti della Società;

· garantire una partecipazione assidua ed informata alle adunanze ed alle attività degli organi sociali;

· astenersi dal compiere atti in situazioni di conflitto di interessi nell’ambito della propria attività;

· facilitare le attività di controllo e/o di revisione da parte dei soci, degli altri organi sociali, incluso l’Organismo di Vigilanza e la società incaricata della revisione;

· fare un uso riservato delle informazioni di cui vengono a conoscenza per ragioni d’ufficio evitando di avvalersi della loro posizione per ottenere vantaggi personali. Le comunicazioni verso l’esterno devono rispettare le leggi e salvaguardare le informazioni price sensitive e quelle coperte da segreto industriale;

· rispettare, per quanto di propria competenza e nei limiti delle proprie responsabilità, le norme di comportamento dettate per il Personale

· Il personale dipendente della Società, (di seguito, per brevità, anche solo ‘Personale’), deve rispettare la normativa vigente nonché i principi individuati dal Modello e dal Codice Etico.

Con riferimento al Modello, il Personale deve:

a) evitare di porre in essere, di dare causa o di collaborare alla realizzazione di comportamenti idonei ad integrare alcuna delle fattispecie di reato richiamate nel Decreto;

b) collaborare con l’Organismo di Vigilanza (di seguito ‘OdV’ o ‘Organismo’) nel corso delle attività di verifica e vigilanza da questi espletate, fornendo le informazioni, i dati e le notizie da esso richieste;

c) effettuare nei confronti dell’OdV le comunicazioni previste dal Modello;

d) segnalare all’OdV eventuali disfunzioni o violazioni del Modello e/o del Codice Etico.

Il Personale può rivolgersi in qualsiasi momento all’Organismo di Vigilanza, sia per iscritto (anche a mezzo mail all’indirizzo OdV@nextiraone.it) e sia verbalmente, anche al fine di richiedere delucidazioni e/o informazioni in merito, ad esempio:

- all’interpretazione del Codice Etico e/o degli altri protocolli connessi al Modello;

- alla legittimità di un determinato comportamento o condotta concreti, così come alla loro opportunità o conformità rispetto al Modello o al Codice Etico.

Oltre che ai componenti degli Organi sociali ed al Personale, il presente Codice Etico si applica anche agli Altri Destinatari (come definiti nel paragrafo 2).

Pertanto, gli Altri Destinatari devono formalmente impegnarsi al rispetto del Codice Etico (oltre che del Modello) e, in assenza dell’impegno espresso, la Società non concluderà e/o non proseguirà alcun rapporto. La Società, infatti, in conformità alle best practice, inserisce nelle lettere di incarico o nei contratti, apposite clausole che prevedono, in caso di violazione di regole del Modello, specifiche sanzioni, come previsto dallo stesso Codice Disciplinare adottato dalla Società.

In ogni caso, sono vietati:

o Il perseguimento di interessi personali o di terzi a detrimento di quelli sociali;

o L’abusivo sfruttamento, nell’interesse personale o di terzi, del nome e della reputazione della società presso cui si opera e del Gruppo, nonché delle informazioni acquisite e delle opportunità d’affari apprese nel corso dell’espletamento delle proprie funzioni;

o L’uso di beni sociali per scopi diversi da quelli ad essi propri.

- I Destinatari si astengono da attività (anche a titolo gratuito), comportamenti e atti comunque incompatibili con gli obblighi connessi al rapporto intrattenuto con NextiraOne Italia.

- E’ fatto obbligo ai dipendenti e ai prestatori di lavoro di NextiraOne Italia di comunicare al superiore gerarchico e/o al referente funzionale l’insorgere di situazioni di potenziale conflitto dell’interesse proprio (diretto o indiretto) con quello di NextiraOne Italia o del Gruppo; la segnalazione è richiesta anche nei casi dubbi.

- I Destinatari assicurano la riservatezza sulle informazioni acquisite o elaborate in funzione o in occasione dell’espletamento delle proprie funzioni. Il trattamento delle informazioni riservate, con particolare riferimento a quelle “Price sensitive”, è disciplinato – in coerenza con la normativa applicabile – da apposite procedure interne.

8. RISPETTO DEL CODICE

NextiraOne Italia si impegna all’adozione di apposite procedure, regolamenti o istruzioni volti ad assicurare che i valori qui affermati siano rispecchiati nei comportamenti concreti della società e di tutti i propri dipendenti e collaboratori, prevedendo – ove del caso e fermo il rispetto della disciplina applicabile – specifici sistemi sanzionatori delle eventuali violazioni.

I dipendenti e collaboratori segnalano tempestivamente all’Od.V. ,

o Eventuali violazioni o induzioni alla violazione di norme di legge o regolamento, di prescrizioni del presente Codice, di procedure interne;

o Ogni irregolarità o negligenza nella tenuta della contabilità, nella conservazione della relativa documentazione, nell’adempimento degli obblighi di reportistica contabile o gestionale interna.

L’OdV svolge le necessarie verifiche in ordine alle segnalazioni pervenute, al fine di accertare i fatti e di promuovere le iniziative più opportune, ivi inclusa la proposta di irrogazione nei confronti dei responsabili di misure sanzionatorie, quando applicabili e secondo le modalità previste da legge, accordi collettivi, contratti.

- Nessuna conseguenza negativa deriva in capo a chi abbia in buona fede effettuato una segnalazione. E’ in ogni caso assicurata la riservatezza dell’identità del segnalante, fatti salvi gli obblighi di legge.

- il C.d.A, e il Collegio sindacale sono tempestivamente informati delle segnalazioni pervenute all’OdV e delle iniziative conseguentemente intraprese.

9. MONITORAGGIO E AGGIORNAMENTO DEL CODICE

Il presente Codice è annualmente fatto oggetto di verifica ed eventuale aggiornamento da parte dell’OdV che, in particolare, deve:

- verificare il rispetto del Codice Etico da parte dei Destinatari;

- formulare le proprie osservazioni in merito alle problematiche di natura etica che dovessero insorgere nell’ambito delle decisioni aziendali;

- fornire, ai soggetti interessati che ne facciano richiesta, i chiarimenti e le delucidazioni in ordine alla interpretazione del Codice o alla legittimità di un comportamento proprio o di altri;

- stimolare e coordinare l’aggiornamento del Codice Etico, anche attraverso proprie proposte di adeguamento o aggiornamento;

- promuovere e monitorare lo sviluppo delle attività di comunicazione e formazione sul Modello e, in particolare, sul Codice Etico, determinate dalla Società;

Per ciò che concerne la tipizzazione delle violazioni del Codice Etico, nonché delle sanzioni applicabili così come del procedimento di contestazione delle violazioni ed irrogazione delle sanzioni, la Società, in conformità a quanto richiesto dal D.Lgs. n. 231/2001 e suggerito dalle Associazioni di categoria, ha predisposto un apposito Sistema Disciplinare, quale parte integrante del Modello.

Qualora un soggetto tenuto al rispetto del Modello e del presente Codice Etico venga a conoscenza di un fatto che abbia ragione di ritenere costituisca una violazione, anche potenziale, dello stesso deve farne tempestiva segnalazione all’OdV

Le comunicazioni possono essere effettuate, attraverso i seguenti canali:

- apposita casella di posta elettronica (OdV@nextiraone.it) presso la quale inviare le eventuali segnalazioni in ordine al mancato rispetto del Modello o del presente Codice, la quale sarà utilizzata anche per la ricezione di segnalazioni di natura anonima, ovvero quelle nelle quali non sia possibile risalire all’identità del mittente;

In ogni caso, l’OdV si adopera affinché coloro che hanno effettuato le segnalazioni non siano oggetto di ritorsioni, discriminazioni o, comunque, penalizzazioni, assicurando, quindi, la adeguata riservatezza di tali soggetti.